Aide à la saisie par type de document

Documents d'aide à la saisie par type de document

• Support au format tableur : https://wiki.ccsd.cnrs.fr/wikis/hal/index.php?title=Fichier:Hal_How_to_CRESSON_Final.xls

Françoise Acquier et Cécile Laube. Source la documentation de Hal https://hal.archives-ouvertes.fr/section/documentation avec la relecture constructive d'Agnès Magron (CCSD) mise à jour mars 2016

Aide à la saisie par type de document

Wikification en cours par Françoise Acquier, Cécile Laube et Alain Marois

Dans la colonne Champ :

• Nom de champ en gras = champs obligatoires = seuls champs visibles dans "Vue simple", réglage des préférences de dépôt dans mon profil.

• Nom de champ en italique = champs conseillés pour améliorer les références des documents déposés = "Vue détaillée"

Champs communs à tous les types (statut[02/03/2021] : à mettre à jour)

Si la publication est issue d'un projet au financement clairement identifié, il est particulièrement important de remplir les champs idoines, même s'ils ne sont pas obligatoires dans l'interface.

Champ	Quelles informations ?	Remarques
Domaine scientifique	Choisir parmi la liste déroulante	Il est possible de mettre plusieurs domaines
Financement		Mettre ici le nom du contrat, de l'appel d'offre et du commanditaire
Projet ANR	Acronyme du projet	Référentiel des projets ANR : si pas dans référentiel, saisir acronyme et demander au Support de HAL de le créer
Projet européen	Acronyme du projet	Référentiel des projets européens : si pas dans référentiel, saisir acronyme et demander au Support de HAL de le créer

Chapitre d'ouvrage (statut[02/03/2021] : mis à jour)

Dans le champ auteur penser à préciser les fonctions.

Champ	Quelles informations ?	Remarques
Titre	Titre du chapitre - saisir sans guillemets autour du titre, et sans point final. Il est commun d'ajouter le sous-titre après ":"	Attention à la langue par défaut
Sous-titre	Sous-titre	Zotero : attention, le sous-titre, saisi dans "sous-titre", n'est pas récupéré dans Zotero
Résumé		Attention au moins un des résumés doit être dans la même langue que celle du document déposé (attention aussi à la langue par défaut)
Mots-clés	Mot, mot,	Séparer par les «, » et cliquer sur le + (attention à la langue par défaut)
DOI	Exemple : 10.4000/books.oep.14737	Le DOI d'un document permet notamment une identification pérenne de celui-ci. Par exemple, il permet de pouvoir retrouver l'emplacement d'un document en ligne si son URL a changé.
Langue du document		Langue du texte de la contribution - Attention à la langue par défaut
Données associées	Identifiant DOI fourni par l’entrepôt où les données sont archivées	Si vous avez déposé un jeu de données dans un entrepôt (entrepôt disciplinaire ou généraliste comme Zenodo ou Figshare), vous pouvez utiliser le champ « Données associées » pour ajouter le DOI attribué à vos données ou bien son url. Le lien apparaîtra dans la notice dans un pavé spécifique.
Date de production	Date d'écriture du document	Utile si un décalage conséquent existe avec la date de publication
Licence	Menu déroulant CC, DO…	Choisir la licence attribuée à la contribution s'il y a lieu
Titre de l'ouvrage	Titre du livre
ISBN	10 ou 13 - saisir directement les chiffres
Vulgarisation	Oui/non. Par défaut : c’est la valeur « non » qui s’affiche.
Audience	Internationale/Nationale/Non spécifié. Par défaut, c’est la valeur « internationale » qui s’affiche.
Date de publication
A paraître		A utiliser avec modération car il faut penser à mettre à jour la référence une fois la publication parue
Titre du volume ou de la collection
Volume	Indiquer l'information chiffrée directement, sans préfixe (ex : 4)
Numéro	Indiquer l'information chiffrée directement, sans préfixe (ex : 4)
Page/identifiant	Indiquer l'information chiffrée directement, sans préfixe (ex : 26-38)	Ne pas mettre p. ou pp.
Éditeur commercial		Au sens de Publisher/ Maison d'édition. Exemple : Presses Universitaires de Rennes
Lieu de publication
Directeur de collection	Nom, Prénom ;	Nom, Prénom ; conseillé pour une meilleure reprise dans les systèmes documentaires (Zotero par exemple)
Éditeur scientifique	Les responsables scientifiques de l'ouvrage ; Important	Nom, Prénom -> chacun sur une ligne, conseillé pour une meilleure reprise dans les systèmes documentaires (Zotero par exemple)
URL Éditeur	Important de le remplir (sauf si DOI déjà renseigné)	Depuis 2019, cela génère un lien cliquable sur le nom de l'éditeur dans le pavé de Citation de la notice Hal.
Commentaire		Champ libre : toute info supplémentaire que le contributeur pense être utile pour un lecteur
Voir aussi	URL de ressources liées à ce travail	Cette URL est cliquable dans l'affichage détaillé

Article (statut[05/03/2021] : mis à jour)

/!\ Si vous déposez un article accepté mais non publié ou mentionné sur le site "in press" => on vous demandera de le déposer en type de document "Prépublication, document de travail".

Champ	Quelles informations ?	Remarques
Identifiants	Ajoutez l'identifiant DOI, arXiv, PubMed, ADS, etc pour lier votre dépôt aux autres bases. Sans préfixe dx.doi.org Exemple : 10.4000/books.oep.14737	Le DOI d'un document permet une identification pérenne de celui-ci, et un accès en ligne stable (il permet de pouvoir retrouver l'emplacement d'un document en ligne si son URL a changé). Le DOI peut être utilisé en amont de le saisie détaillée afin de pré-remplir certains champs de la notice HAL. Si le champ DOI est rempli, il apparaît cliquable sur la notice du document
Titre	Titre de l'article - saisir sans guillemets autour du titre et sans point final. Il est commun d'ajouter le sous-titre après ":"	(Attention à la langue par défaut)
Sous-titre	Sous-titre de l'article	Zotero : attention, le sous-titre, saisi dans "sous-titre", n'est pas récupéré dans Zotero
Résumé	Résumé fortement conseillé	Attention au moins un résumé doit être dans la même langue que celle du document déposé (attention aussi à la langue par défaut)
Mots-clés		Séparer par les «, » et cliquer sur le + (attention à la langue par défaut)
Langue du document		Langue du texte de la publication - Attention à la langue par défaut ; une seule langue possible
Données associées	Identifiant DOI fourni par l’entrepôt où les données sont archivées	Si vous avez déposé un jeu de données dans un entrepôt (entrepôt disciplinaire ou généraliste comme Zenodo ou Figshare), vous pouvez utiliser le champ « Données associées » pour ajouter le DOI attribué à vos données ou bien son url. Le lien apparaîtra dans la notice dans un pavé spécifique.
Date de production	Date d'écriture du document	Utile si un décalage conséquent existe avec la date de publication
Licence	liste déroulante	Si l'article est diffusé sous licence Creative Commons, le préciser
Nom de la revue	A sélectionner dans la liste déroulante pour ne pas créer de nouvelles formes	Privilégier la forme validée (verte). Les formes jaunes sont d'anciennes revues donc peuvent être utilisées si elles correspondent à la revue au moment de la publication. Sinon créer une forme, avec l'ISSN si possible. Pour plus de détail rechercher dans le référentiel revue
Vulgarisation	Oui/non. Par défaut : c’est la valeur « non » qui s’affiche.	C’est ici que l'on peut définir s'il s'agit d'un article de vulgarisation (pensez que le type "Autre publication" permet sinon de préciser Article de blog, Notice d'encyclopédie, etc)
Comité de lecture	Oui/non. Par défaut, c’est la valeur « oui » qui s’affiche.
Audience	Internationale/Nationale/Non spécifié. Par défaut, c’est la valeur « internationale » qui s’affiche.
Date de publication	AAAA-MM-JJ
A paraître	Case à cocher	Si la case est cochée le champ date de publication n'est plus obligatoire ; Ne pas l’utiliser pour les articles publiés sur le site de l’éditeur, doté d’un DOI mais avec la mention « In press »
Titre du volume	Titre propre du numéro le cas échéant (nom du dossier, etc…)
Volume	Indiquer l'information chiffrée directement, sans préfixe (ex : 4)
Numéro	Indiquer l'information chiffrée directement, sans préfixe (ex : 4)
Page/identifiant	Indiquer l'information chiffrée directement, sans préfixe (p. ou pp). Exemple : 26-38. Certains indiquent l'URL des articles uniquement accessible en ligne ici	Si l'article n'est disponible qu'en ligne, sans pagination, vous pouvez indiquer le nb de page (10 p.) et signaler l'URL dans les champs appropriés (notez que l'URL dans le champ "pagination" n'est pas cliquable)
URL Éditeur	URL permettant l'accès à l'article sur le site de l'éditeur. Important de le remplir, sauf si DOI déjà renseigné	Inutile si le DOI est rempli. Utiliser si texte intégral accessible en ligne sur le site de l'éditeur ou sur la plateforme de diffusion
Commentaire		Champ libre : toute info supplémentaire que le contributeur pense être utile pour un lecteur pour préciser le type note de lecture, compte-rendu critique
Collaboration/ projet
Voir aussi	URL de ressources liées à ce travail	Cette URL est cliquable dans l'affichage détaillé

Ouvrage, édition critique, traduction ((statut[04/03/2021] : mis à jour)

/!\ Il est possible de déposer le texte intégral d'un ouvrage en utilisant ce type de document s'il est épuisé et que l'éditeur a rompu son engagement de diffusion, et si les auteurs ou à défaut les éditeurs scientifiques/traducteurs (cas des éditions critiques/traductions) ont donné leur accord pour diffusion dans l'archive ; également possible en cas de diffusion en Creative Commons

Champ	Quelles informations ?	Remarques
Titre	Titre du livre - saisir sans guillemets autour du titre et sans point final. Il est commun d'ajouter le sous-titre après ":"	Attention à la langue par défaut
Sous-titre	Sous-titre du livre	Zotero : attention, le sous-titre, saisi dans "sous-titre", n'est pas récupéré dans Zotero
Résumé		Attention au moins un des résumés doit être dans la même langue que celle du document déposé (attention aussi à la langue par défaut)
Mots-clés		Séparer par les «, » et cliquer sur le + (attention à la langue par défaut)
Identifiants	Exemple : 10.4000/books.oep.8713	Le DOI d'un document permet notamment une identification pérenne de celui-ci. Par exemple, il permet de pouvoir retrouver l'emplacement d'un document en ligne si son URL a changé. Une fois saisi, il peut entrainer un pré-remplissage de certains champs
Langue du document		Langue du texte de la publication - Attention à la langue par défaut ; une seule langue possible
Données associées	Identifiant DOI fourni par l’entrepôt où les données sont archivées	Si vous avez déposé un jeu de données dans un entrepôt (entrepôt disciplinaire ou généraliste comme Zenodo ou Figshare), vous pouvez utiliser le champ « Données associées » pour ajouter le DOI attribué à vos données ou bien son url. Le lien apparaîtra dans la notice dans un pavé spécifique.
Date de production	Date d'écriture du document	Utile si un décalage conséquent existe avec la date de publication
Licence	Liste déroulante	Si l'ouvrage est diffusé sous licence Creative Commons, le préciser
ISBN	10 ou 13 - saisir directement les chiffres
Vulgarisation	Oui/non. Par défaut : c’est la valeur « non » qui s’affiche.
Audience	Internationale/Nationale/Non spécifié. Par défaut, c’est la valeur « internationale » qui s’affiche.
Date de publication
A paraitre		A utiliser avec modération car il faut penser à mettre à jour la référence une fois la publication parue
Titre du volume		Il s'agit du titre de la collection dans laquelle l'ouvrage est paru
Volume
Numéro	Indiquer l'information chiffrée directement, sans préfixe (ex : 4)
Page/identifiant	Indiquer l'information chiffrée directement, sans préfixe (ex: 265)
Éditeur commercial	Fortement conseillé	Au sens de Publisher/ Maison d'édition. Exemple : Presses Universitaires de Rennes
Lieu de publication
Directeur de collection	Nom, Prénom ;	Nom, Prénom ; conseillé pour une meilleure reprise dans les systèmes documentaires (Zotero par exemple)
Éditeur scientifique	Nom, Prénom ;	Rare dans le cas d'un ouvrage rentré au nom d'un auteur. A remplir s'il s'agit d'une édition critique par exemple (sachant que dans ce cas l'éditeur scientifique sera également ajouté au niveau des métadonnées auteur, au côté de l'auteur de l'œuvre originale)
URL Éditeur		Depuis 2019 : cela génère un lien cliquable sur le nom de l'éditeur dans le pavé de Citation de la notice Hal.
Commentaire		Champ libre : toute info supplémentaire que le contributeur pense être utile pour un lecteur
Voir aussi	URL de ressources liées à ce travail	Cette URL est cliquable dans l'affichage détaillé

Communication à un congrès (publiée ou orale) (statut[05/03/2021] : mis à jour)

Le dépôt d'une communication orale dans un colloque, qui n'a pas encore eu lieu, est possible, à la condition que le programme soit disponible en ligne et mentionne précisément ladite communication. Si cette information ne peut être vérifiée alors il est demandé de déposer la communication en pré-publication. Pensez à cliquer liste complète des métadonnées dans le cas des communications publiées dans des actes. En cas de remaniement de l'article à postériori -> utiliser le type de document chapitre d'ouvrage ou article de revue.

Champ	Quelles informations ?	Remarques
Titre	Titre de la communication - saisir sans guillemets autour du titre, et sans point final. Il est commun d'ajouter le sous-titre après ":"	Attention à la langue par défaut
Sous-titre	Sous-titre	Zotero : attention, le sous-titre, saisi dans "sous-titre", n'est pas récupéré dans Zotero
Résumé	Résumé	Attention au moins un des résumés doit être dans la même langue que celle du document déposé (attention aussi à la langue par défaut)
Mots-clés	Mot, mot,	Séparer par les «, » et cliquer sur le + (attention à la langue par défaut)
Identifiant	Ajoutez l'identifiant DOI, arXiv, PubMed, ADS, etc pour lier votre dépôt aux autres bases. Sans préfixe dx.doi.org Exemple : 10.1051/shsconf/20196401006	Le DOI d'un document permet une identification pérenne de celui-ci, et un accès en ligne stable (il permet de pouvoir retrouver l'emplacement d'un document en ligne si son URL a changé). Le DOI peut être utilisé en amont de le saisie détaillée afin de pré-remplir certains champs de la notice HAL. Si le champ DOI est rempli, il apparaît cliquable sur la notice du document
Langue du document		Langue du texte de la contribution - Attention à la langue par défaut
Données associées	Identifiant DOI fourni par l’entrepôt où les données sont archivées	Si vous avez déposé un jeu de données dans un entrepôt (entrepôt disciplinaire ou généraliste comme Zenodo ou Figshare), vous pouvez utiliser le champ « Données associées » pour ajouter le DOI attribué à vos données ou bien son url. Le lien apparaîtra dans la notice dans un pavé spécifique.
Date de production	Date d'écriture du document	Utile si un décalage conséquent existe avec la date de communication
Licence	Liste déroulante	Choisir la licence attribuée par les actes s'il y a lieu
Source	Titre de l'ouvrage publiant les actes, ou nom de la revue	C'est ici que l'on transcrit le titre de l'ouvrage publiant les actes, ou le nom de la revue. Il est courant de choisir le type de document 'ARTICLE de REVUE' quand les actes sont publiés dans un n° de revue
Vulgarisation	Oui/non. Par défaut : c’est la valeur « non » qui s’affiche.
Comité de lecture	Oui/non. Par défaut, c’est la valeur « oui » qui s’affiche.
Invité	Oui ou non
Audience	Internationale/Nationale/Non spécifié. Par défaut, c’est la valeur « internationale » qui s’affiche.
Acte	Si publiée ou disponible en ligne -> sélectionner oui
Date de publication	Date de publication des actes
Titre du volume	Titre de la collection (si les actes ont été publiés)	Exemple : SHS Web of Conferences
Volume	Indiquer l'information chiffrée directement, sans préfixe (ex : 4)
Numéro	Indiquer l'information chiffrée directement, sans préfixe (ex : 4)
Page/identifiant	Si vous indiquez l'information chiffrée directement, sans préfixe (ex : 26-38), pp. est ajouté automatiquement ; si vous mentionnez p. 26-38, cela s'affichera ainsi ; si l'article n'est disponible qu'en ligne, vous pouvez indiquer le nb de page (10 p.) et signaler l'URL dans les champs appropriés	Notez que le champ "pagination" n'est pas cliquable
Éditeur commercial		Au sens de Publisher/ Maison d'édition. Exemple : EDP Sciences
Directeur de collection	Nom, Prénom ;	Nom, Prénom ; conseillé pour une meilleure reprise dans les systèmes documentaires (Zotero par exemple)
Éditeur scientifique	Les responsables scientifiques de l'ouvrage ; important	Nom, Prénom -> chacun sur une ligne, conseillé pour une meilleure reprise dans les systèmes documentaires (Zotero par exemple)
Titre du Congrès	Le plus complet possible	Exemple : Ambiances, tomorrow. Proceedings of 3rd International Congress on Ambiances. Septembre 2016, Volos, Greece
Organisateur du congrès	Institution	Une institution par ligne : laboratoire, organisme
Date début congrès	Au format AAAA-MM-JJ
Date de fin congrès	Au format AAAA-MM-JJ
Ville
Pays
URL du congrès ou éditeur	Privilégier l'URL du congrès avec le programme ; mettre l'URL de l'éditeur si les actes sont en ligne à cette adresse
Commentaire		Champ libre : toute info supplémentaire que le contributeur pense être utile pour un lecteur