Aide à la saisie par type de document

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Documents d'aide à la saisie par type de document

Françoise Acquier et Cécile Laube. Source la documentation de Hal https://hal.archives-ouvertes.fr/section/documentation avec la relecture constructive d'Agnès Magron (CCSD) mise à jour mars 2016

Aide à la saisie par type de document

Wikification en cours par Françoise Acquier, Cécile Laube et Alain Marois

Dans la colonne Champ :

  • Nom de champ en gras = champs obligatoires = seuls champs visibles dans "Vue simple", réglage des préférences de dépôt dans mon profil.
  • Nom de champ en italique = champs conseillés pour améliorer les références des documents déposés = "Vue détaillée"

Champs communs à tous les types (statut[02/03/2021] : à mettre à jour)

Si la publication est issue d'un projet au financement clairement identifié, il est particulièrement important de remplir les champs idoines, même s'ils ne sont pas obligatoires dans l'interface.

Champ Quelles informations ? Remarques
Domaine scientifique Choisir parmi la liste déroulante Il est possible de mettre plusieurs domaines
Financement   Mettre ici le nom du contrat, de l'appel d'offre et du commanditaire
Projet ANR Acronyme du projet Référentiel des projets ANR : si pas dans référentiel, saisir acronyme et demander au Support de HAL de le créer
Projet européen Acronyme du projet Référentiel des projets européens : si pas dans référentiel, saisir acronyme et demander au Support de HAL de le créer

Chapitre d'ouvrage (statut[02/03/2021] : mis à jour)

Dans le champ auteur penser à préciser les fonctions.

Champ Quelles informations ? Remarques
Titre Titre du chapitre - saisir sans guillemets autour du titre, et sans point final. Il est commun d'ajouter le sous-titre après ":" Attention à la langue par défaut
Sous-titre Sous-titre Zotero : attention, le sous-titre, saisi dans "sous-titre", n'est pas récupéré dans Zotero
Résumé Attention au moins un des résumés doit être dans la même langue que celle du document déposé (attention aussi à la langue par défaut)
Mots-clés Mot, mot, Séparer par les «, » et cliquer sur le + (attention à la langue par défaut)
DOI Exemple : 10.4000/books.oep.14737 Le DOI d'un document permet notamment une identification pérenne de celui-ci. Par exemple, il permet de pouvoir retrouver l'emplacement d'un document en ligne si son URL a changé.
Langue du document Langue du texte de la contribution - Attention à la langue par défaut
Données associées Identifiant DOI fourni par l’entrepôt où les données sont archivées Si vous avez déposé un jeu de données dans un entrepôt (entrepôt disciplinaire ou généraliste comme Zenodo ou Figshare), vous pouvez utiliser le champ « Données associées » pour ajouter le DOI attribué à vos données ou bien son url. Le lien apparaîtra dans la notice dans un pavé spécifique.
Date de production Date d'écriture du document Utile si un décalage conséquent existe avec la date de publication
Licence Menu déroulant CC, DO… Choisir la licence attribuée à la contribution s'il y a lieu
Titre de l'ouvrage Titre du livre
ISBN 10 ou 13 - saisir directement les chiffres
Vulgarisation Oui/non. Par défaut : c’est la valeur « non » qui s’affiche.
Audience Internationale/Nationale/Non spécifié. Par défaut, c’est la valeur « internationale » qui s’affiche.
Date de publication
A paraître A utiliser avec modération car il faut penser à mettre à jour la référence une fois la publication parue
Titre du volume ou de la collection
Volume Indiquer l'information chiffrée directement, sans préfixe (ex : 4)
Numéro Indiquer l'information chiffrée directement, sans préfixe (ex : 4)
Page/identifiant Indiquer l'information chiffrée directement, sans préfixe (ex : 26-38) Ne pas mettre p. ou pp.
Éditeur commercial Au sens de Publisher/ Maison d'édition. Exemple : Presses Universitaires de Rennes
Lieu de publication
Directeur de collection Nom, Prénom ; Nom, Prénom ; conseillé pour une meilleure reprise dans les systèmes documentaires (Zotero par exemple)
Éditeur scientifique Les responsables scientifiques de l'ouvrage ; Important Nom, Prénom -> chacun sur une ligne, conseillé pour une meilleure reprise dans les systèmes documentaires (Zotero par exemple)
URL Éditeur Important de le remplir (sauf si DOI déjà renseigné) Depuis 2019, cela génère un lien cliquable sur le nom de l'éditeur dans le pavé de Citation de la notice Hal.
Commentaire Champ libre : toute info supplémentaire que le contributeur pense être utile pour un lecteur
Voir aussi URL de ressources liées à ce travail Cette URL est cliquable dans l'affichage détaillé

Article (statut[02/03/2021] : à mettre à jour)

/!\ Si vous déposez un article accepté mais non publié ou mentionné sur le site "in press" => on vous demandera de le déposer en type de document "Prépublication, document de travail".

Champ Quelles informations ? Remarques
Identifiants Ajoutez l'identifiant DOI, arXiv, PubMed, ADS, etc pour lier votre dépôt aux autres bases. Sans préfixe dx.doi.org

Exemple : 10.4000/books.oep.14737

Le DOI d'un document permet une identification pérenne de celui-ci, et un accès en ligne stable (il permet de pouvoir retrouver l'emplacement d'un document en ligne si son URL a changé). Le DOI peut être utilisé en amont de le saisie détaillée afin de pré-remplir certains champs de la notice HAL. Si le champ DOI est rempli, il apparaît cliquable sur la notice du document
Titre Titre de l'article - saisir sans guillemets autour du titre et sans point final. Il est commun d'ajouter le sous-titre après ":" (Attention à la langue par défaut)
Sous-titre Sous-titre de l'article Zotero : attention, le sous-titre, saisi dans "sous-titre", n'est pas récupéré dans Zotero
Résumé Résumé fortement conseillé Attention au moins un résumé doit être dans la même langue que celle du document déposé (attention aussi à la langue par défaut)
Mots-clés Séparer par les «, » et cliquer sur le + (attention à la langue par défaut)
Langue du document   Langue du texte de la publication - Attention à la langue par défaut ; une seule langue possible
Données associées Identifiant DOI fourni par l’entrepôt où les données sont archivées Si vous avez déposé un jeu de données dans un entrepôt (entrepôt disciplinaire ou généraliste comme Zenodo ou Figshare), vous pouvez utiliser le champ « Données associées » pour ajouter le DOI attribué à vos données ou bien son url. Le lien apparaîtra dans la notice dans un pavé spécifique.
Date de production Date d'écriture du document Utile si un décalage conséquent existe avec la date de publication
Licence liste déroulante Si l'article est diffusé sous licence Creative Commons, le préciser
Nom de la revue A sélectionner dans la liste déroulante pour ne pas créer de nouvelles formes Privilégier la forme validée (verte). Les formes jaunes sont d'anciennes revues donc peuvent être utilisées si elles correspondent à la revue au moment de la publication. Sinon créer une forme, avec l'ISSN si possible. Pour plus de détail rechercher dans le référentiel revue 
Vulgarisation Oui/non. Par défaut : c’est la valeur « non » qui s’affiche. C’est ici que l'on peut définir s'il s'agit d'un article de vulgarisation (pensez que le type "Autre publication" permet sinon de préciser Article de blog, Notice d'encyclopédie, etc)
Comité de lecture Oui/non. Par défaut, c’est la valeur « oui » qui s’affiche.  
Audience Internationale/Nationale/Non spécifié. Par défaut, c’est la valeur « internationale » qui s’affiche.  
Date de publication AAAA-MM-JJ  
A paraître  Case à cocher Si la case est cochée le champ date de publication n'est plus obligatoire ; Ne pas l’utiliser pour les articles publiés sur le site de l’éditeur, doté d’un DOI mais avec la mention « In press »
Titre du volume Titre propre du numéro le cas échéant (nom du dossier, etc…)  
Volume Indiquer l'information chiffrée directement, sans préfixe (ex : 4)  
Numéro Indiquer l'information chiffrée directement, sans préfixe (ex : 4)  
Page/identifiant Indiquer l'information chiffrée directement, sans préfixe (p. ou pp).

Exemple : 26-38. Certains indiquent l'URL des articles uniquement accessible en ligne ici

Si l'article n'est disponible qu'en ligne, sans pagination, vous pouvez indiquer le nb de page (10 p.) et signaler l'URL dans les champs appropriés (notez que l'URL dans le champ "pagination" n'est pas cliquable)
URL Éditeur URL permettant l'accès à l'article sur le site de l'éditeur. Important de le remplir, sauf si DOI déjà renseigné Inutile si le DOI est rempli. Utiliser si texte intégral accessible en ligne sur le site de l'éditeur ou sur la plateforme de diffusion
Commentaire   Champ libre : toute info supplémentaire que le contributeur pense être utile pour un lecteur pour préciser le type note de lecture, compte-rendu critique
Collaboration/ projet    
Voir aussi URL de ressources liées à ce travail Cette URL est cliquable dans l'affichage détaillé  

Ouvrage, édition critique, traduction (statut[02/03/2021] : à mettre à jour)

Champ Quelles informations ? Remarques
Titre Titre du livre - saisir sans guillemets autour du titre et sans point final. Il est commun d'ajouter le sous-titre après ":" Attention à la langue par défaut ; Il est possible de déposer le texte intégral d'un ouvrage en utilisant ce type de document s'il est épuisé et que l'éditeur a rompu son engagement de diffusion, et si les auteurs ou à défaut les éditeurs scientifiques/traducteurs (cas des éditions critiques/traductions) ont donné leur accord pour diffusion dans l'archive ; également possible en cas de diffusion en Creative Commons
Sous-titre Sous-titre du livre Zotero : attention, le sous-titre, saisi dans "sous-titre", n'est pas récupéré dans Zotero
Résumé Attention au moins un des résumés doit être dans la même langue que celle du document déposé (attention aussi à la langue par défaut)
Mots-clés Séparer par les «, » et cliquer sur le + (attention à la langue par défaut)
Identifiants Exemple : 10.4000/books.oep.8713 Le DOI d'un document permet notamment une identification pérenne de celui-ci. Par exemple, il permet de pouvoir retrouver l'emplacement d'un document en ligne si son URL a changé. Une fois saisi, il peut entrainer un pré-remplissage de certains champs
Langue du document   Langue du texte de la publication - Attention à la langue par défaut ; une seule langue possible
Données associées Identifiant DOI fourni par l’entrepôt où les données sont archivées Si vous avez déposé un jeu de données dans un entrepôt (entrepôt disciplinaire ou généraliste comme Zenodo ou Figshare), vous pouvez utiliser le champ « Données associées » pour ajouter le DOI attribué à vos données ou bien son url. Le lien apparaîtra dans la notice dans un pavé spécifique.
Date de production Date d'écriture du document Utile si un décalage conséquent existe avec la date de publication
Licence  Liste déroulante Si l'ouvrage est diffusé sous licence Creative Commons, le préciser
ISBN 10 ou 13 - saisir directement les chiffres  
Vulgarisation Oui/non. Par défaut : c’est la valeur « non » qui s’affiche.  
Audience Internationale/Nationale/Non spécifié. Par défaut, c’est la valeur « internationale » qui s’affiche.  
Date de publication    
A paraitre A utiliser avec modération car il faut penser à mettre à jour la référence une fois la publication parue
Titre du volume   Il s'agit du titre de la collection dans laquelle l'ouvrage est paru
Volume    
Numéro Indiquer l'information chiffrée directement, sans préfixe (ex : 4)  
Page/identifiant Indiquer l'information chiffrée directement, sans préfixe (ex: 265)
Éditeur commercial Fortement conseillé Au sens de Publisher/ Maison d'édition. Exemple : Presses Universitaires de Rennes
Lieu de publication    
Directeur de collection Nom, Prénom ; Nom, Prénom ; conseillé pour une meilleure reprise dans les systèmes documentaires (Zotero par exemple)
Éditeur scientifique Nom, Prénom ; Rare dans le cas d'un ouvrage rentré au nom d'un auteur. A remplir s'il s'agit d'une édition critique par exemple (sachant que dans ce cas l'éditeur scientifique sera également ajouté au niveau des métadonnées auteur, au côté de l'auteur de l'œuvre originale)
URL Éditeur   Depuis 2019 : cela génère un lien cliquable sur le nom de l'éditeur dans le pavé de Citation de la notice Hal.
Commentaire   Champ libre : toute info supplémentaire que le contributeur pense être utile pour un lecteur
Voir aussi URL de ressources liées à ce travail Cette URL est cliquable dans l'affichage détaillé

Communication à un congrès (publiée ou orale) (statut[02/03/2021] : à mettre à jour)

Le dépôt d'une communication orale dans un colloque, qui n'a pas encore eu lieu, est possible, à la condition que le programme soit disponible en ligne et mentionne précisément ladite communication. Si cette information ne peut être vérifiée alors il est demandé de déposer la communication en pré-publication. Pensez à cliquer liste complète des métadonnées dans le cas des communications publiées dans des actes. En cas de remaniement de l'article à postériori -> utiliser le type de document chapitre d'ouvrage ou article de revue.

Champ Quelles informations ? Remarques
Titre Titre de la communication - saisir sans guillemets autour du titre, et sans point final. Il est commun d'ajouter le sous-titre après ":" Attention à la langue par défaut
Sous-titre Sous-titre Zotero : attention, le sous-titre, saisi dans "sous-titre", n'est pas récupéré dans Zotero
Résumé Résumé Attention au moins un des résumés doit être dans la même langue que celle du document déposé (attention aussi à la langue par défaut)
Mots-clés Mot, mot, Séparer par les «, » et cliquer sur le + (attention à la langue par défaut)
Identifiant Exemple : 10.1051/shsconf/20196401006 Le DOI d'un document permet notamment une identification pérenne de celui-ci. Par exemple, il permet de pouvoir retrouver l'emplacement d'un document en ligne si son URL a changé.
Langue du document   Langue du texte de la contribution - Attention à la langue par défaut
Données associées Identifiant DOI fourni par l’entrepôt où les données sont archivées Si vous avez déposé un jeu de données dans un entrepôt (entrepôt disciplinaire ou généraliste comme Zenodo ou Figshare), vous pouvez utiliser le champ « Données associées » pour ajouter le DOI attribué à vos données ou bien son url. Le lien apparaîtra dans la notice dans un pavé spécifique.
Date de production Date d'écriture du document Utile si un décalage conséquent existe avec la date de communication
Licence Liste déroulante Choisir la licence attribuée par les actes s'il y a lieu
Source Titre de l'ouvrage publiant les actes, ou nom de la revue C'est ici que l'on transcrit le titre de l'ouvrage publiant les actes, ou le nom de la revue. Il est courant de choisir le type de document 'ARTICLE de REVUE' quand les actes sont publiés dans un n° de revue
Vulgarisation Oui/non. Par défaut : c’est la valeur « non » qui s’affiche.  
Comité de lecture Oui/non. Par défaut, c’est la valeur « oui » qui s’affiche.  
Invité Oui ou non  
Audience Internationale/Nationale/Non spécifié. Par défaut, c’est la valeur « internationale » qui s’affiche.  
Acte Si publiée ou disponible en ligne -> sélectionner oui  
Date de publication Date de publication des actes  
Titre du volume Titre de la collection (si les actes ont été publiés) Exemple : SHS Web of Conferences 
Volume Indiquer l'information chiffrée directement, sans préfixe (ex : 4)  
Numéro Indiquer l'information chiffrée directement, sans préfixe (ex : 4)   
Page/identifiant Si vous indiquez l'information chiffrée directement, sans préfixe (ex : 26-38), pp. est ajouté automatiquement ; si vous mentionnez p. 26-38, cela s'affichera ainsi ; si l'article n'est disponible qu'en ligne, mettre l'URL ou le nb de page (10 p.) L'URL s'affiche dans le pavé de citation mais elle n'est pas cliquable
Éditeur commercial   Au sens de Publisher/ Maison d'édition. Exemple : EDP Sciences
Directeur de collection Nom, Prénom ; Nom, Prénom ; conseillé pour une meilleure reprise dans les systèmes documentaires (Zotero par exemple)
Éditeur scientifique Les responsables scientifiques de l'ouvrage ; important Nom, Prénom -> chacun sur une ligne, conseillé pour une meilleure reprise dans les systèmes documentaires (Zotero par exemple)
Titre du Congrès Le plus complet possible Exemple : Ambiances, tomorrow. Proceedings of 3rd International Congress on Ambiances. Septembre 2016, Volos, Greece
Organisateur du congrès Institution Une institution par ligne : laboratoire, organisme
Date début congrès Au format AAAA-MM-JJ  
Date de fin congrès Au format AAAA-MM-JJ  
Ville    
Pays    
URL du congrès ou éditeur Privilégier l'URL du congrès avec le programme ; mettre l'URL de l'éditeur si les actes sont en ligne à cette adresse  
Commentaire   Champ libre : toute info supplémentaire que le contributeur pense être utile pour un lecteur